Mailarchivierung

Individuelle Lösungen für Ihre Kommunikation

Warum revisionssichere Archivierung?

Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, Ihre Belege und Mails revisionssicher aufzubewahren. Bei Ihren Papierbelegen ist das kein Problem. Diese können in Archiven gelagert werden.

Wie aber ist es mit Ihren E-Mails? Auch diese müssen als geschäftliche Unterlagen revisionssicher aufbewahrt werden.

Revisionssicher bedeutet, dass die E-Mails nach einem prüfbaren dokumentierten Verfahren unveränderlich gespeichert werden.

Es müssen sowohl Aufbewahrungspflichten nach dem Handelsgesetz, als auch das neue Datenschutzgesetz berücksichtigt werden. Nach dem Handelsgesetz müssen Sie zum Beispiel bestimmte Belege innerhalb von Fristen aufbewahren. Nach dem neuen Datenschutzgesetz müssen personenbezogene Daten gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Wer soll hier noch den Überblick behalten und das manuell durchführen?

Hier setzt unser Produkt Mailstore an:

Flexible Archivierung

MailStore Server unterstützt nahezu alle E-Mail-Systeme und Archivierungsmethoden. E-Mails können aus bestehenden Postfächern, öffentlichen Ordnern, E-Mail-Clients, PST-Dateien oder automatisch bei Ein- und Ausgang archiviert werden.

Rechtliche Sicherheit

Neben regelmäßigen Zertifizierungen stellt ein umfassendes Technologiekonzept sicher, dass Ihr Unternehmen alle relevanten rechtlichen Vorgaben zuverlässig erfüllen kann. Dazu zählen die vollständige Archivierung durch Journaling, Manipulationssicherheit, Protokollierung und Aufbewahrungsrichtlinien.

Schneller und einfacher Archivzugriff

Anwender können beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook auf das Archiv zugreifen. E-Mails können dabei über eine schnelle Volltextsuche und über die ursprüngliche Ordnerstruktur gefunden und bei Bedarf mit einem Click wiederhergestellt werden.

Vorteile für Ihr Unternehmen

  • Zuverlässige Einhaltung aller relevanten rechtlichen
  • Vorgaben (nach IDW PS 880 zertifiziert)
  • Hilfe bei der Einhaltung der EU-DSGVO
  • Schnelle Suche über E-Mails und Dateianhänge
  • Schutz vor Datenverlusten
  • Entlastung von E-Mail-Servern
  • Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%
  • Vereinfachung von Backup und Restore
  • Unabhängigkeit von PST-Dateien
  • Abschaffung von Postfachbegrenzung