Datenschutz und Datensicherheit

Die Sicherheit Ihrer Daten ist unser Ziel

Inventarisierung und Netzwerkdokumentation für DSGVO

Im Zuge der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die am 25. Mai 2018 ohne Übergangsfrist in Kraft getreten ist, bietet Voss IT eine umfassende und vollständige Inventarisierung und optimale Netzwerkdokumentation Ihrer Unternehmens-IT.

Hierbei werden etwaige Sicherheitslücken in Ihrem Netzwerk identifiziert und aufgedeckt. Zielgerichtet erstellen wir Ihnen individuell nach dem Unternehmensbedarf und Budget ein Angebot für den optimalen Sicherheitsschutz für Ihre EDV, immer die Richtlinien der Datenschutzverordnung im Blick.

Schnell, unkompliziert und verlässlich.

Dokumentation

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) regelt den Umgang von Unternehmen mit personenbezogenen Daten. Die Vorschriften sollen europaweit Datenschutzbestimmungen regulieren und heben dadurch viele Richtlinien des nun veralteten Bundesdatenschutzgesetzes auf.

Besonders wichtig ist dabei die erhöhte Dokumentationspflicht. Als Unternehmen müssen Sie jederzeit in der Lage sein, die Rechtmäßigkeit Ihrer Datenverarbeitungstätigkeiten gegenüber Aufsichtsbehörden nachzuweisen. Sollten wichtige Belege fehlen, drohen empfindliche Strafen.

Voss IT bietet Ihnen deshalb eine umfassende und vollständige Inventarisierung und optimale Netzwerkdokumentation Ihrer Unternehmens-IT. Hierbei werden etwaige Sicherheitslücken in Ihrem Netzwerk identifiziert und aufgedeckt. Zielgerichtet erstellen wir Ihnen individuell nach dem Unternehmensbedarf und Budget ein Angebot für den optimalen Sicherheitsschutz für Ihre EDV, immer die Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung im Blick.

Schadsoftware

Viren- und Malwareschutz

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist geklärt, jetzt muss sich auch um die Sicherheit dieser Daten gekümmert werden. Dabei gilt es auf täglich neue Bedrohungen zu reagieren. Der klassische Verbreitungsweg über Dateianhänge ist dabei längst nicht mehr in Mode. Heutige Malware versteckt sich in unscheinbaren Programmen, Cryptotrojaner (Ransomware) legen den kompletten Rechner lahm und verbreiten sich im internen Netz.

Bei der Vielzahl der drohenden Gefahren wächst die Bedeutung von präventiver und reaktiver Datensicherheit deshalb umso mehr. Wir helfen Ihnen den Überblick im Bereich Viren- und Malwareschutz zu behalten und setzen dabei auf branchenführende Lösungen wie Kaspersky, Malwarebytes und Bitdefender. 

E-Mail Archivierung

Rechnungen, Verträge, Angebote, Korrespondenzen: Die Zahl an Dokumenten, die täglich im Unternehmen entstehen und archiviert werden müssen, ist riesig. Seit dem 1. Januar 2017 gelten für die Archivierung die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) ohne Wenn und Aber auch für kleine und mittelständische Unternehmen. Auch E-Mails gehören zu den zu archivierenden Geschäftsdokumenten. Es gibt keine Ausnahmen mehr.

Viele Unternehmen haben noch nicht erkannt, wie umfangreich diese gesetzlichen Vorschriften in die organisatorischen Prozesse eingreifen. Wer jetzt nicht handelt, wird die juristischen Konsequenzen tragen müssen. Wir unterstützen Unternehmen organisatorisch und technisch bei der Einrichtung rechtssicherer E-Mail Archivierung.

Sie haben noch Fragen? Dann werfen Sie einen Blick auf unsere Kernfragen zum Thema E-Mail Archivierung oder kontaktieren Sie uns. Gern beraten wir Sie zu allen Fragen rund um die E-Mail Archivierung und finden das für Sie passende System.

Die Kernfragen der E-Mail Archivierung für Sie zusammengefasst:

Jeder Unternehmer oder Freiberufler, ob kleiner oder großer Betrieb, Mittelstand oder Konzern muss archivieren. Die Archivierung von Dokumenten – und damit auch E-Mails – ist eine klare, gesetzliche Vorgabe! Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches.

Meistens müssen Unternehmen aufgrund einer Betriebsprüfung oder Kontrollmitteilung bei sich oder bei einem Unternehmen, mit dem Geschäfte gemacht werden, auf Dokumente zu abgeschlossenen Geschäftsvorfällen zurückgreifen. Kontrollmitteilungen oder Betriebsprüfungen sind darum ein häufiger Auslöser zur Prüfung der Archivierung. Es ist auch schon vorgekommen, dass unzufriedene Mitarbeiter Firmen beim Finanzamt melden. Das kann auch Jahre später passieren!

Auch die Gewährleistungspflicht im Rahmen einer Produkthaftung kann es notwendig machen, auf alte Geschäftsunterlagen zurückzugreifen. Nur bei vorhandenen Unterlagen können Unternehmen beweisen, dass Steuern ordnungsgemäß bezahlt oder Produkte wie vereinbart produziert wurden.

Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig. Die einfache Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht. Zur rechtssicheren E-Mail Archivierung bedarf es demnach eines gesonderten Systems.

Die gesetzlichen Vorschriften und der damit verbundene Aufwand sind nur die eine Seite der Medaille. Auf der anderen Seite steht eine enorme Arbeitserleichterung im Unternehmen. Es ist viel einfacher, ein mehrere Jahre altes Dokument zu einem Geschäftsvorgang in einem guten Archivierungssystem zu finden, als in alten Akten im Papierarchiv oder in den Mailboxen der Mitarbeiter. Das spart Zeit und damit Geld.